اداره امور انبارها

اداره امور انبارها

این اداره زیرنظر معاونت اداری و مالی و نظارت و هماهنگی مدیرکل امور اداری واحد فعالیت می نماید.
انبار مرکزی با دارا بودن پانصد متر فضای قفسه بندی شده در طبقه زیرزمین در ساختمان علوم پایه در سال ۱۳۸۴ بنا نهاده شد.

امور مربوط به اداره انبار مرکزی به شرح ذیل می باشد:
۱- درخواست خرید کالا و لوازم براساس درخواست مراکز هزینه و پس از تائید معاونت اداری و مالی یا مدیرکل امور اداری صادر و جهت خرید به اداره تدارکات ارسال می گردد.
۲- دریافت اجناس خریداری شده و ثبت ورود به انبار براساس درخواست خرید به همراه فاکتور از پرسنل تدارکات.
۳- تحویل کالا به پرسنل و مراکز هزینه:
که این امر پس از نصب و راه اندازی نرم افزار انبار مرکزی به دو صورت امکان پذیر می باشد.
۱-۳- صدور حواله:
پس از آنکه درخواست کالا به تائید امضاء کنندگان در ذیل برگه درخواست کالا (برگه درخواست کالای ۴ برگی)، به اداره انبار مرکزی تحویل می گردد، این اداره براساس بخشنامه های صادره نسبت به صدور حواله براساس ضوابط و موجودی اقدام می نماید.
۲-۳- صدور فرم مصرف مستقیم:
به این صورت که حواله مصرف مستقیم براساس جنس خریداری شده طبق فاکتور و درخواست خرید صادر می شود و پس از اطلاع رسانی به درخواست کننده به همراه فرم درخواست کالا تحویل می گردد.
۴- تامین موجودی انبار براساس نیاز که عمدتاً کالاهای مصرفی را شامل می شود.
۵- انبار گردانی ماهیانه و سالیانه در آخر هر دوره.
۶- ارسال اسناد مربوط به صدور حواله و فرم مصرف مستقیم به اداره تدارکات و مدیرکل محترم مالی جهت انجام امور مالی: پس از خرید و تحویل لوازم به قسمتها یک نسخه از حواله صادره به همراه اصل فاکتور جهت انجام امور مالی و تسویه حساب با تدارکات به امور مالی ارسال می‌گردد.

چارت اداره انبار مرکزی:
۱- رئیس اداره انبار مرکزی
۲- متصدی دفتری
۳- کاردکس زن (متصدی کاردکس)
۴- انباردار

نشانی پست الکترونیکی اداره انبار: anbar@srbiau.ac.ir

بخشنامه های صادره انبار مرکزی :
این اداره جهت نظم بخشیدن به امور اداره انبار مرکزی طی بخشنامه های مشروحه ذیل اقدام به اطلاع رسانی نموده است.
بخشنامه شماره ۲۲۲۱ مورخ ۰۷/‏۰۳/‏۸۲‬ و نامه شماره ۴۶۲۱ مورخ ۳۰/‏۰۴/‏۸۳‬ معاونت اداری و مالی:
۱- نظر به اینکه اداره انبار به غیر از تحویل کالا وظایف دیگری به عهده دارد لذا خواهشمند است جهت درخواست کالا از پانزدهم لغایت بیستم هر ماه اقدام نمائید. بدیهی است به درخواستهایی که پس از مدت مذکور ارسال شود ترتیب اثر داده نخواهد شد و به پانزدهم تا بیستم ماه بعد موکول خواهد شد. (لوازم و مواد شیمیایی و کالاهایی که به درخواست قسمتها خریداری شده از این قاعده مستثنی هستند)
۲- نظر به اینکه جهت درخواست کالا فرمهای چهار برگی کاربن دار تهیه شده است لذا خواهشمند است از این پس درخواست کالا در برگه‌های مذکور تنظیم و ارائه گردد. ضمناً لازم است در تنظیم برگه درخواست کالا به موارد ذیل توجه شود:
الف = برگه بدون قلم خوردگی باشد.
ب = تعداد کالاهای مورد درخواست به حروف نوشته شود.
پ = حداکثر در همان بیست ردیف پیش بینی شده در هر برگه کالا درخواست شود وچنانچه موارد درخواستی بیش از بیست مورد بود در برگه دیگری تنظیم شود.
ت = نام و نام خانوادگی و امضاء درخواست کننده و مسئول مربوطه و امور اداری در برگه وجود داشته باشد ضمناً برگه مذکور ممهور به مهر اداره یا دانشکده مربوطه شود.
ث= در صورتیکه در برگه درخواست، اجناسی که جزو اموال (نه کالاهای مصرفی) می‌باشند لحاظ شده است لازم است برگه مزبور به تائید اداره اموال نیز برسد.
ج = اجناس درخواستی به اندازه نیاز ماهیانه قسمت برآورد ودرخواست گردد و نظارت بر حسن اجراء به عهده مسئول قسمت می باشد.
۳- پس از تحویل درخواست کالا به انبار، فرد متقاضی شخصاً ملزم به امضاء حواله انبار می‌باشد.
۴- به هیچ عنوان، کالا بدون دریافت درخواست کالا و امضاء حواله انبار تحویل نخواهد شد.
۵- جهت درخواست کالا نیاز یک ماهه با توجه به میزان مصرف و تعداد نفرات در نظر گرفته شود و از درخواست‌های غیرضروری و به تعداد بیش از نفرات خودداری شود.
۶- در هنگام درخواست کالا نام ونام خانوادگی تحویل گیرنده به همراه کد پرسنلی کارمند قید گردد.
۷- هر حوزه یا مرکز هزینه نماینده ای را به صورت مکتوب جهت تحویل گرفتن اقلام مصرفی ماهیانه معرفی نماید.
۸- به کلیه تحویل گیرندگان اقلام (نمایندگان معرفی شده ازسوی مراکز هزینه) از انبار مرکزی توصیه می شود به هنگام واگذاری هرنوع کالا و وسیله به دیگران ازتحویل گیرنده اقلام رسید دریافت نمایند.
۹- جهت تسریع در امر ثبت حواله پیشنهاد می گردد درخواست ها پس از طی کلیه مراحل اداری از دهم تا پانزدهم هر ماه به اداره انبار مرکزی تحویل گردد تا نسبت به صدور و ثبت در کاردکس اقدام گردد.
۱۰- به نیروهای خدماتی وتاسیساتی پیمانکار به هیچ وجه، هیچگونه کالا یا وسیله ای تحویل نخواهد شد.

نامه شماره ۷۴۸۷ مورخ ۰۵/‏۰۳/‏۸۶‬ معاونت اداری و مالی
۱- مشخصات دقیق و مدل دستگاه یا کالای درخواستی معین گردد.
۲- در صورت نیاز، نماینده یا کارشناس در ذیل نامه درخواستی معرفی گردد.

۳- مرکز هزینه و تحویل گیرنده کالا مشخص گردد.